Jak perfekcyjnie zorganizować konferencję?

19 grudnia, 2014 (14:54) | Konferencje | By: admin

conferenceTwoim zadaniem jest zorganizowanie idealnej konferencji. Zależy Ci, aby była jej organizacja była dopięta na ostatni guzik. Zastanawiasz się, od czego zacząć i na co zwrócić uwagę? Jak uniknąć wpadek i niedociągnięć? Oto kilka podpowiedzi.

Po pierwsze określ cel i liczę uczestników

Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie: gdzie, dla kogo, po co, kiedy i jak chcesz zorganizować konferencję. Od tematyki wydarzenia zależy, jakich prelegentów zaprosisz,
w jakim miejscu ją zorganizujesz i kto będzie grupą docelową. Ponadto ustal, jaką skalę będzie miała konferencja, gdyż od tego zależy także ile czasu będziesz musiał/ała poświecić na zorganizowanie.  

Po drugie harmonogram i kosztorys

Powinieneś/aś ustalić, jaki masz przewidziany budżet na dane przedsięwzięcie, gdyż od tego zależy, na co możesz sobie pozwolić. Jeżeli Twój budżet jest dość mały musisz ustalić, co jest dla Ciebie najważniejsze, a z jakich elementów możesz spokojnie zrezygnować. Pozostaw także rezerwę na nieprzewidziane wydatki. Ponadto warto stworzyć harmonogram i wskazać w nim maksymalne termin zakończenia poszczególnych najważniejszych zadań takich jak: wysyłka zaproszeń, druk materiałów informacyjnych.

Po trzecie miejsce

Wiadomo, że sukces lub porażka konferencji zależy także od miejsca. Z tego względu wybierz odpowiednie miejsce zarówno pod względem standardu jak i lokalizacji. Zwróć uwagę na dogodność dojazdu. Warto także sprawdzić wyposażenie sali konferencyjnej i dostęp do Internetu.

Po czwarte profesjonalni podwykonawcy

Niektóre centra konferencyjne proponują dodatkowe usługi, np. catering, wynajęcie hostess, a inne podpowiadają sprawdzonych wykonawców. Bardzo ważne jest, aby byli to profesjonaliści umiejących doradzić nam rozwiązania.  

Po piąte szczegóły

Zadbaj o wszelkie szczegóły, gdyż to one przesadzają o sukcesie bądź porażce. Postaraj się przewidzieć, jakie niespodzianki mogą wydarzyć się w trakcie konferencji i jak możesz ich uniknąć lub je rozwiązać.

Po szóste zachowaj spokój

W dzień konferencji kontroluj jej przebieg, ale nie pozwól, by nerwy i stres były Twoimi doradcami.

Po siódme informacja zwrotna

Poproś uczestników o informację zwrotną o ich wrażeniach. To pozwoli Ci na ulepszenie organizacji przedsięwzięć w przyszłości.

Write a comment





Ten serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt wg ustawień przeglądarki.