Organizujesz konferencję? Koniecznie przeczytaj!

19 grudnia, 2014 (14:53) | Konferencje | By: admin

konferencjaKonferencja to duże przedsięwzięcie logistyczne. Obecnie większość firm organizuje je w centrach konferencyjnych, restauracjach albo hotelach. Po prostu poza swoją siedzibą. Masz zorganizować konferencję naukową lub biznesową? Nie wiesz, od czego zacząć? Zastanawiasz się, na co zwrócić szczególną uwagę? Przygotowaliśmy dla Ciebie małą ściągawkę.

Miejsce

Pierwsza rzecz, na którą warto zwrócić przy organizacji konferencji jest jej miejsce. Jeżeli zaplanujesz już datę tego wydarzenia to od razu zacznij szukać właściwego miejsca. Niektórzy zaczynają poszukiwania od miejsca a następnie dopasowują termin konferencji z terminami wolnymi w wybranym miejscu. Świadczy to o tym, że wybór odpowiedniego miejsca jest bardzo ważny.

Wyposażenie sali

Po pierwsze sprawdźmy wyposażenie sali w sprzęt informatyczny. Po drugi upewnijmy się czy jest klimatyzowana, co szczególnie ważne jest latem. Należy szczegółów sprawdzić, co mamy w cenie, gdyż niekiedy za dodatkowy sprzęt (projektor multimedialny, sprzęt nagłośnieniowy) trzeba zapłacić. A jeżeli potrzebny jest dodatkowy sprzęt to zastanówmy się czy możemy sami go dostarczyć.

Coś na ząb

Podczas konferencji organizowane są przerwy, o które także musimy zadbać. Mowa tutaj o przerwie kawowej i obiadowej. Musimy zadecydować, co podamy naszym gościom. Kawa, herbata, ciasteczka, kanapki to już standard. A czy i co zaserwujemy na obiad? W przypadku całodniowych konferencji jest on jak najbardziej wskazany. Przerwy takie pełnia także dodatkową funkcję w postaci integracji uczestników.

Nocleg

Z konferencjami, które trwają dłużej niż jeden dzień związany jest także nocleg. Organizator musi zadbać o miejsca noclegowe dla uczestników. Najczęściej centra konferencyjne takowe posiadają (często oferują rabaty przy jednoczesnym wynajęciu sali i miejsc noclegowych). Jeżeli nie możemy wynająć pokoi w centrum konferencyjnym musimy sprawdzić inne bazy noclegowe w okolicy. Zadbajmy jednak, aby nie znajdowały się zbyt daleko od miejsca konferencji i miały z nim dogodne połączenie komunikacyjne.

Write a comment





Ten serwis wykorzystuje pliki cookies. Korzystanie z witryny oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt wg ustawień przeglądarki.